Intro

Desi titlul suna palpitant, totusi exista un sambure de adevar destul de consistent aici.

Exista o zicala ce spune ca daca singurul instrument pe care-l avem la dispozitie este un ciocan, atunci toate problemele par sa fie cuie.

Excel tinde sa intre in categoria aceasta mai des decat este necesar.

Vom numi “Excel” oricare dintre variantele de procesare tabelara a datelor, fie ca vorbim de Microsoft, de Google, de LibreOffice etc, deoarece sunt foarte similare ca functionalitati si difera mai mult ca aspect.

Excel este deosebit de util in scenariile pentru care a fost conceput, insa este de-a dreptul stangaci atunci cand este folosit in situatii atipice.

De obicei aceste situatii necesita sisteme dedicate, precum un CRM sau un task manager.

Motivul pentru care Excel nu exceleaza acolo este pentru ca acolo avem nevoie de baze de date pe mai multe verticale si dimensiuni, pe care va fi dificil sa le legam intre ele sub forma de fisiere de tip Excel, mai ales daca nici macar nu folosim o varianta cloud a Excel-ului.

Despre trasabilitate sa nu mai vorbim. Va fi deosebit de dificil sa tii evidenta unui proces care incepe in punctul A si trece prin N puncte pana in punctul Z prin Excel. Cand ai ajuns in punctul D, deja nu mai stii cine era la punctul B.

Am vorbit despre aceasta trasabilitate AICI .

Multe business-uri au nevoie de aceasta trasabilitate pentru ca le cer anumite certificari ISO sau alte standarde operationale, insa de fapt aceasta trasabilitate ar trebui sa fie standardul pentru fiecare organizatie.

Ce sens are sa ne intrebam unde sunt bucatile de informatie care fac parte dintr-o sarcina sau sa facem o sedinta despre asta?

De ce este Excel un ciocan?

Excel are avantajul de a putea sa inserezi date usor in orice format, insa tocmai aceasta libertate poate sa vina in defavoarea noastra daca nu este utilizata corect si precis.

Spre exemplu, sa zicem ca vrei sa modelezi un buget de venituri si de cheltuieli sau un cashflow.

Datele acelea trebuie sa fie organizate intr-o forma tabelara, asa ca ce ar putea sa mearga rau?

Daca avem mai multe persoane care vor insera datele respective si avem si formule de calcul, sansele sunt mari ca sa existe erori umane.

De altfel, daca tot lucram cu un sistem informatic, atunci ar fi bine sa ne reorientam modul de lucru ca macar sa putem preveni erorile umane sau sa le reducem considerabil, ca altfel nu e mare diferenta intre pix si hartie si un calculator de buzunar.

Excel poate sa faca aceste lucruri, poate sa blocheze de la editare anumite celule sau poti avea inca o foaie de calcul ca backup sau tot soiul de alte acrobatii similare.

In cazul cu cashflow-ul, ar fi poate mai bine sa ai persoane responsabile pentru anumite portiuni, spre exemplu sa aveti un Excel de incasari si alt Excel pentru plati, iar acestea sa verse datele intr-un Excel centralizator unde sa fie si formulele magice.

In felul acesta, mai multe persoane pot sa lucreze la acest proces:

  • unii vor insera datele de pe facturi/bonuri/chitante
  • altii vor insera datele de pe extrase
  • iar altii vor analiza datele separat

Acesta este un exemplu in care se poate reduce complexitatea si in care se previn erorile umane.

Ca sa comunice mai usor persoanele implicate, ideal ar fi sa foloseasca o varianta de tip cloud a Excel-ului, de tipul Google Sheets (noi asta folosim) sau Microsoft OneDrive.

Astfel nu mai trebuie sa isi trimita email-uri cu atasamente de tip “ultima_versiune_finala_finala4.xls”

“Bine, bine, dar eu stiu Excel foarte bine, mie nu mi se va intampla asta”

Excelent! Ne bucuram de acest lucru.  

Daca totusi nu esti in categoria expertilor in Excel, noi am gasit acest curs pe LinkedIn Learning care trateaza Google Sheets sau Microsoft Excel. Prima luna este gratuita si acolo gasesti si alte resurse. Daca ai nevoie de alte idei de cursuri, ne poti scrie si-ti putem sugera.

Totusi a fi “expert in Excel” este titlul rolului sau face parte din fisa postului?

Este un motiv de lauda sau e o necesitate in absenta unor sisteme mai bune?

In exemplul de mai sus cu cashflow-ul, se vad limitarile incipiente ale Excel-ului.

Spre exemplu, exista sisteme dedicate pentru gestionarea relatiei cu clientii (CRM) – idee mentionata mai sus.

Cu toate acestea, multe firme prefera sa nu treaca la un astfel de sistem care le-ar ajuta sa ajunga la nivelul urmator al afacerii, pentru ca Excel este mai simplu si lucrand de mult timp cu el, si-au gasit un oarecare sistem de organizare.

Dificultatea evidenta este ca acest sistem de organizare nu poate sa fie adoptat la nivel general in organizatie cu usurinta, neexistand chei de verificare daca este utilizat corect si nici posibilitatea de a urmari cum este folosit sau daca este folosit.

Ca atare, va exista un surplus de sedinte si de email-uri ca sa compenseze aceasta lipsa de vizibilitate, ceea ce defocalizeaza oamenii de la munca reala pe care o au de facut pentru a livra plus valoarea promisa de organizatie clientilor finali.

Sedintele sunt utile pentru a lua decizii impreuna ca un grup si a lua feedback live pe o anumita tema, cu conditia ca gestionarea sedintelor sa fie facuta intr-un mod care sa permita exprimarea tuturor parerilor, nu doar a celor mai vocale.

Daca tinem evidenta clientilor in Excel, vom avea nevoie probabil de informatii privind contractele acestora si detaliile asociate. Daca am avut discutii importante la telefon, undeva ar trebui sa fie o rubrica de observatii. Daca avem de facut ceva in plus pentru acest client, vom avea nevoie de un mesaj de reamintire. Poate ca nu o sa folosim tot Excel, poate ca o sa folosim o aplicatie de Calendar care sa ne reaminteasca peste cateva zile. Apoi daca avem alte informatii pe email, avem nevoie sa le gestionam si pe acestea si multe persoane nu au un sistem de prioritizare al mesajelor venite pe email. Daca avem o alta colega sau un alt coleg care a lucrat anterior cu acest client, avem nevoie sa avem o sedinta pentru a afla ce nu se afla deja in Excel sau pe mail-uri.

Daca avem in schimb produse fizice, vandute si online si offline, devine cu atat mai dificil de gestionat situatia, mai ales ca acolo vor fi niste metrice financiare care se calculeaza in functie de ce cumparaturi s-au facut si in functie de costul de achizitie (reclame, telefoane, parteneriate etc.).

Deja sunt multe sisteme intre care ne plimbam atentia si acestea nu comunica intre ele decat prin intermediul oamenilor.

Datele nefiind corelate, este dificil sa obtii informatii privind performanta unui anumit contract sau a unui anumit client.

Noi ajutam clientii nostri sa ia decizii rapid bazate pe date, ca urmare a digitalizarii proceselor de lucru.

Dar nu ai cum sa ai date in timp real daca nu ai sisteme care comunica intre ele, iar Excel nu este un sistem, este doar un instrument.


“Este costisitor sa imi iau un CRM/ERP/ATS/alte acronime obscure. Mai bine folosesc Excel si-mi invat colegii”

Depinde care parte este costisitoare in toata ecuatia.

De multe ori supraestimam costul unor licente software sau a unor implementari si subestimam munca necesara sa compensam pentru absenta lor.

“Compensarea umana” este limitata, pentru ca oricate bune intentii exista, daca informatia nu este lasata sa circule libera in organizatie, in momentul in care se intampla schimbari in organizatie (demisii, promovari, concedii etc.) se pierd si informatiile care ramaneau inchise in mintile si sistemele unora dintre colegi.

Costul de inlocuire atunci este mult mai costisitor decat ar fi fost sa existe sisteme si oamenii sa fi fost relaxati sa lucreze, in loc sa devina (in mod ipotetic) de neinlocuit.

Ceea ce se intampla deseori este ca atunci cand apare un nou sistem informatic in organizatie, nu exista si procedurile care sa fie adaptate acestui sistem si un transfer de know-how care sa sustina oamenii in activitatile lor.

Noi de obicei propunem proiecte pilot scurte unde lucram pe atingerea unor obiective curajoase, care intarziau sa fie atinse de mai multe luni si lucram alaturi de o persoana responsabila din interiorul organizatiei-client pentru a le atinge. Dupa ce acest proiect pilot are succes, definim procedurile care sunt asociate acestui proiect pilot, le validam cu intreaga echipa si apoi in etapa post-implementare, ii “tragem de maneca” sa continue sa isi atinga obiectivele si culegem feedback care sa-i ajute mai departe.

Sistemele informatice sunt secundare, prima oara sunt obiectivele organizatiei la care adera un set de oameni, de care tinem cont in a realiza proceduri, fiecare cu metrice si cu responsabili, care sa fie folosite in sisteme informatice dedicate care comunica intre ele automat, asa incat informatia sa fie clara si transparenta, iar deciziile sa poata sa fie luate rapid.

In acest fel, oamenii pot sa contribuie cu creativitatea lor la a rezolva probleme pe care masinariile nu le pot rezolva.

Lucrand preponderent cu Excel la nivelul organizatiei, va supuneti unor factor de risc mentionati anterior care intr-adevar pot sa va puna afacerea la risc.

Inovatia acum este data de digitalizare si adoptia de metodologii si de sisteme noi care sa lucreze impreuna.

Aboneaza-te la newsletter (https://www.brunomag.ro/aboneaza-te-la-newsletter/)

Multe persoane au mai citit si De ce este o idee nefericita pentru business sa nu folosesti o adresa de e-mail dedicata?



REZERVA O INTALNIRE