Cu totii ne ferim de acel moment al lunii, cand privim in urma si avem de centralizat documentele emise/platite si sa le corelam cu extrasele, ca apoi sa trimitem catre contabili situatia, asa incat acestia sa o prelucreze.

Este cu atat mai anevoios cu cat ai mai multe documente in format fizic pe care sa le transmiti mai departe.

Lucrurile se complica daca lucrezi cu contabili care nu sunt suficient de digitalizati, iar pentru a realiza situatia contabila, ai de facut drumuri cu dosare, similare cu celebrele drumuri cu dosarele cu sina.

Solutie digitala pentru a-ti multumi contabilii

As vrea sa-ti spun ca avem o solutie minune pentru digitalizare, care sa-ti ofere linistea mintii, mai mult timp si mai putina bataie de cap.

Raspunsul este – ca in toate situatiile importante ale vietii – ca depinde.

Cu cat o solutie este mai automatizata, cu atat necesita la celalalt capat al relatiei, contabili care sa fie foarte cunoscatori in materie de tehnologie.

Si din nefericire, contabilii sunt intr-o zona insuficient digitalizata, venita in principal din instrumentele de lucru care au ramas blocate in secolul trecut.

Este dificil sa ai situatii in timp real, pe care sa le partajezi pe internet, daca programele de contabilitate sunt inca platite ca licenta per calculator fizic.

Daca aplicatia de contabilitate nu-ti permite sa arati facil clientului situatii financiare (nu contabile), atunci probabil ca nu o vei face.

Contabilii se digitalizeaza

Societatea merge inainte, trasa fiind de tehnologie, de care beneficiem cu totii.

Digitalizarea ajunge si in colturi nebanuite si mai devreme sau mai tarziu va imbunatati si vietile contabililor.

Sigur, este nevoie si de un cadru legislativ care sa ajute in procesul de digitalizare, insa acest lucru nu inseamna ca nu putem face pasi intr-o directie care sa ne imbunatateasca semnificativ vietile profesionale.

Discutand cu alti contabili, am observat nevoi emergente:

→ clientii cer din ce in ce mai frecvent situatii financiar-contabile (atat situatii privind cifra de afaceri, marja de profit, cat si fise de clienti/furnizori, pentru a putea urmari incasarile si platile)

→ volumul de lucru al contabililor creste ca urmare a cresterii activitatii de comert electronic si acestia “sufera” de pe urma nedigitalizarii clientilor lor

→ pe masura ce apar noi generatii de contabili, mai obisnuiti cu tehnologia, pe masura ce acesta va deveni “noul normal”, chiar daca acum este mai degraba un avantaj competitiv

 

Ce solutii avem pentru digitalizarea relatiei companie-contabil?

Solutiile acestea pot fi in timp real sau o data pe perioada de raportare (lunara sau trimestriala).

Este diferenta intre a face curatenie amanuntita vs a mentine ordinea in fiecare zi.

Solutiile pot fi atat la nivel de promptitudine (“mi-a adus actele clientul/am finalizat dosarul de client”), cat si la nivel de insertie de date (unde inca depindem de programele de contabilitate “traditionale”).

Solutiile sunt in etape

Digitalizarea de care vei beneficia in prima etapa, nu este una finala.

Tehnologia evolueaza si ai nevoie sa te focalizezi pe proceduri de lucru in sisteme digitale, care sunt construite pe baza anumitor principii care raman la fel.

In acest mod, daca schimbi interfata, dar pastrezi procesul de lucru, o sa fie usor sa te adaptezi in urmatorii ani la schimbarile tehnologice.

Acest lucru este valabil si pentru contabili si pentru companii.

Daca aplicatiile contabile ar facilita si comunicarea intre contabil si companii, in locul organizarii datelor pe conturi contabile si realizarea de declaratii, am fi un pas in fata si deja au inceput sa apara programe noi care au aceste functionalitati.

Pana cand digitalizarea capata mai multa cota de piata in cadrul programelor de contabilitate, avem nevoie sa gasim solutii pentru aceasta sincopa in comuncare.


Cum sa aduci actele la timp sau in timp real

Cred ca cel mai simplu este sa incepem digitalizarea de la sistemele cu care avem familiaritate.

De aici putem sa stabilim proceduri si apoi etapele acestea ale proceselor de lucru pot sa fie digitalizate si automatizate.

  1. Decide care vor fi locurile unde se va gasi informatia. Cu cat sunt mai putine locuri, cu atat mai bine.

    Spre exemplu, sa zicem ca vei crea o adresa de email numita facturi@afacereata.ro sau conta@companiata.ro

    i. Acolo se vor trimite toate facturile in orice format, dar cu atasament
    ii. In acest fel, poti sa comunici si cu exteriorul organizatiei si furnizorii tai pot sa te ajute cu acest proces
    iii. Ar fi util sa ai o discutie cu furnizorii externi si sa le comunici acest lucru
    iv. Avand o adresa colectiva este mai bine decat una nominala → in caz de schimbari in organizatie, este mai usor de administrat acest proces

    b. Ai putea sa ai un cont intr-un Drive (noi folosim Google Drive, spre exemplu – dar poti folosi si Microsoft si Dropbox si altele → cu cat e mai cunoscut, cu atat este mai bine)

    i. Documentele in format fizic le poti fotografia si incarca in acest Drive rapid (evident, in functie de cate documente aveti – insa e mai usor de facut daca sunt facute zilnic decat lunar)
    ii. Documentele in format electronic (incasari, plati, extrase, alte documente/situatii) se vor incarca tot in acest Drive
    iii. Oferi link de acces catre contabilul/contabila ta

  2. Stabileste procedura de lucru (am zis mai sus cateva idei). Daca ai o procedura de lucru care poate fi respectata pas cu pas, atunci esti mult mai aproape de a putea digitaliza si automatiza acest proces de lucru

“La ce ma ajuta sa am un Drive in care sa pun manual documentele? Asa mai bine le pun pe taxi”

Asa este – daca digitalizarea inseamna sa facem aceeasi munca si munca in plus, in alte sisteme cu care inca nu suntem obisnuiti si doar atat, atunci nu e de mirare de ce nu ne-am digitalizat mai mult pana acum.

Insa digitalizarea este mai mult decat atat.

Vei avea toate informatiile in acelasi loc si vei putea cauta usor documentele.

Incearca sa faci SEARCH pe un document offline si nu ajungi prea departe.

Daca stabilesti si o conventie de denumire a documentelor, atunci gasirea de documente este si mai facila.

Conventii de denumire documente

Pentru extrase:

  • luna_an_firma_iban (conventie utila si daca ai o singura firma si daca ai mai multe)

    • Atentie sa alegi o singura varianta pentru luna_an (03_2021 sau martie_2021 sau mar_2021 sau 03.21)

  • daca ai mai multe conturi cu roluri diferite, atunci poti include acest lucru:

    • luna_an_firma_salarii_iban

    • luna_an_firma_euro_iban

Pentru facturi emise:

  • serie_numar (la nivel minimal)

    • ar fi util sa le ai in ordine cronologica → insa sistemul de operare in care lucrezi nu o sa ia in considerare data calendaristica pentru a face sortarea si mai bine le salvezi in ordinea in care au fost generate (in acest fel se poate face sortarea dupa data crearii).

      • Cu acest mic truc, poti sa lasi denumirea neschimbata, altfel probabil ca va fi nevoie sa prefixezi documentele cu 1…, 2…, 3… etc

Pentru facturi primite:

  • furnizor_serie_numar

    • de preferat sa ai si categoria pe undeva: categ_furnizor_serie_numar

    • Insa avand furnizorul in denumirea documentului, poti sa ajuti contabila sa insereze mai usor datele (ca o sa caute numele furnizorului si apoi o sa fie usor de marcat acel document ca prelucrat)

    • Acest truc poate fi folosit si la facturi emise

Pana sa ajungem sa avem roboti care sa faca munca in locul nostru, avem nevoie sa avem standarde de lucru, care sa fie respectate de catre partile implicate.

Apoi aceasta standardizare se digitalizeaza si se automatizeaza.

Cum ar fi fost sa avem 70 de tipuri de conectori la cabluri, nu doar USB?

Automatizarea salvarii de documente in Cloud

Acum ca avem o procedura de lucru in niste sisteme cloud, nu ne impiedica nimeni sa o automatizam.

Am putea stabili o regula care spune ca la fiecare 3h sa facem o verificare in contul de email facturi@firmata.ro si sa vedem ce atasamente avem si aceste atasamente sa le salvam in drive in directorul corespunzator.

  • Daca suntem in ianuarie 2021, sa-l puna in ianuarie 2021, daca suntem in februarie, tot asa

Cand salvam acele date, am putea completa automat un Excel care sa ne dea o evidenta asupra a ce s-a procesat, de unde a venit, ce denumire are etc.

Daca vrem sa fim zelosi, putem sa includem conventia de denumire de mai sus in acest proces.

  • Practic avem nevoie sa includem adresele de email ale expeditorului in conventia de denumire. Exemplu:

    • daca ne vine o factura de pe office@abg.ro de la furnizorul Alpha Beta Gamma SRL, atunci daca folosim doar adresa de email si trecem doar abg_serie_numar → nu respectam conventia de denumire

    • am putea merge un pas mai departe si sa facem procesul sa citeasca dintr-un alt excel sau alta baza de date unde exista o corespondenta intre adresa de email si numele furnizorului

    • este mai complicat initial de setat sistemul, de aceea lucrati cu profesionisti care sa va ajute, insa dupa ce este setat, functioneaza fara sa uite sa salveze un document

Putem ca in sistemul nostru de gestiune a sarcinilor ( https://www.brunomag.ro/blog/2020/11/19/sistem-de-gestionare-documente-online/ ), sa avem o sarcina numita “contabilitate luna an” si sa mai facem o verificare finala. Dupa ce finalizam aceasta sarcina, se poate trimite direct un email catre contabil cu adresa web de unde pot fi descarcate documentele.

Insertia automata de date in programul de contabilitate

Cea mai lenta parte a procesului de contabilitate tinde sa fie insertia de date.

Lucrurile devin cu atat mai lente cu cat sunt mai multe documente de procesat.

De aceea si abonamentele serviciilor de contabilitate sunt in general in functie de numarul de documente.

Dar daca le avem in format digital, de ce sa nu le putem pune intr-o forma in care programul de contabilitate sa le inteleaga?

Daca folosesti un program de facturare de tip cloud gen SmartBill sau altele, o sa vezi ca acolo ai direct posibilitatea de a exporta catre un program de contabilitate facturile emise (in formate diferite, XML fiind un format text universal).

Insa de obicei nu ai posibilitatea de a face acelasi lucru cu facturile primite de la furnizori.

Pentru aceste cazuri-limita, se poate realiza un program software care sa creeze acest fisier de import.

Insa intrebarea cheie aici este cine insereaza acele date intr-o forma incat sa genereze acest fisier de import si daca e nevoie de cineva care sa faca acest lucru, atunci cu ce difera de munca de contabilitate primara?

Ideal ar fi ca solutia sa poata sa identifice atat din documente-imagini (printr-un proces OCR – Optical Character Recognition – de transformare a imaginii in text), cat si din documente PDF – cine este furnizorul, ce suma este de plata, care este cursul valutar etc.

Pana acolo mai este cale lunga – exista solutii internationale la care se lucreaza, insa la nivel national o sa dureze mult timp pana cand sa se realizeze asa ceva – fiind vorba despre multe costuri tehnologice.

 

Daca te intereseaza o discutie in acest sens, te invit sa stabilesti o intalnire de consultanta gratuita de 25 minute apasand pe butonul de mai jos.