ProblemeSolutieBeneficii
– Dificultatea de a urmari pe hartie stadiul muncii

– Nevoia de a discuta periodic despre dosare de client

– Lipsa unei imagini de ansamblu

1. Trello cu un kanban personalizat

2. Automatizari in kanban

3. Time tracking, raportare si facturare automata

– Imagine de ansamblu cu privire la stadiul muncii

– Raportare  in timp real, automat, nu periodic

– Predictibilitate la nivel de timp petrecut per client

– Pastrarea evidentei muncii pentru fiecare luna in parte 

– O fundatie solida pentru alte dezvoltari ulterioare 

 

DATE DE CONTACT AN CONTAB

  • S.C. AN CONTAB AUDIT S.R.L.
  • Bucuresti, Romania
  • Ancontab.ro 
Despre AN CONTAB

Ancontab ofera servicii de contabilitate. Ceea ce este diferit la Ancontab, este atentia sporita fata de nevoile clientului, nevoi pe care le abordeaza intr-o maniera prudenta, transparenta si aliniata in permanenta la Standardele Profesionale Nationale si Internationale din domeniu. Prin programele de specialitate utilizate, ei ofera sprijin in urmarirea celor mai importanti indicatori de performanta a afacerii (flux de numerar, profit, buget de cheltuieli etc).

Ancontab este formata dintr-o echipa de specialisti care se ocupa in mod profesional de partea financiar-contabila si fiscala a afacerilor cu care colaboreaza. Inca de la infiintare au indeplinit cu succes si loialitate indatoririle fata de partenerii/clientii companiei, oferindu-le acestora un cumul calitativ de servicii prin care a reusit atat fidelizarea acestora cat si cresterea continua a numarului de clienti. 

Context 

Contabilii tind sa fie “old-school”. Din cate am observat, mai ales contabilii mai in varsta insista sa parcurga de unii singuri tot procesul, inclusiv completarea actelor. In aceasta firma colegii lucrau oarecum independent- adica fiecare se ocupa de firmele care ii erau atribuite, iar periodic erau verificati de contabilul sef.

In acest domeniu activitatea principala este gestionarea actelor. Pentru aceasta, angajatii Ancontab folosesc diverse programe, fiecare program rezolvand un segment specific din intreg procesul prin care trebuie sa treaca documentele unei firme. 

  • Declaratii ANAF, un program care le-a salvat aproape 2 zile de lucru pe luna prin posibilitatea de a depune automat declaratiile fiscale pe site-ul ANAF;
  • E-Tigris, cu ajutorul caruia verifica pentru diversi clienti/furnizori daca sunt sau nu platitori de TVA si neconcordante pentru declaratia 394;
  • DUK integrator pentru raportarea lunara in cazul clientilor care au case de marcat;
  • Outlook pentru intalniri, cu toate ca se intampla rar sa fie cazul de a stabili intalniri;
  • Evidenta firmelor o tinea contabilul sef intr-un document Excel pe care il printa si unde bifa ceea ce era finalizat (asta dupa ce discuta cu angajatii pentru a se asigura ca s-a facut tot ce era de facut). Acesta a fost primul „red-flag”, unde am ales ca trebuie sa venim cu o solutie mai buna pentru ei si anume integrarea cu Trello (un soft care tine minte si urmareste orice activitate intr-un mod automat, fara sa fie nevoie de inserare manuala pentru date).
Dificultati
  1. Dificultatea de a urmari pe hartie stadiul realizarii documentelor necesare.
  2. Nevoia de a discuta periodic pentru a impartasi informatii despre firme si documente.
  3. Exista transparenta, insa nu era constanta, ci se manifesta abia in momentul raportarii.
  4. Lipsa unei imagini de ansamblu asupra muncii tuturor membrilor de echipa.
Specificatii
  • Simplificarea evidentei firmelor de care se ocupa Ancontab  intr-o luna.
  • Cresterea transparentei, sa se poata urmari care este stadiul in care se afla documentele pentru fiecare firma in parte.
  • Implementarea unui sistem de permisiuni in forma urmatoare:
    • Un admin sa poata sa vada stadiul dosarelor la nivelul unei zile sau saptamani;
    • Fiecare contabil sa poata sa-si lucreze dosarele care le sunt atribuite, fara a fi bruiati de toate dosarele, de la toate firmele;
    • Sa poata sa aiba o evidenta asemanatoare cu bifele de pe hartie;
Solutia implementata

Trello + un KanBan personalizat

Ce este un KanBan board?

Un KanBan este o reprezentare vizuala a unui proces, arata ca un tabel. In interiorul acestui tabel exista asa-numitele  card-uri, care ilustreaza  elementele de lucru (adesea taskuri), iar fiecare coloana a KanBan-ului reprezinta cate o etapa a procesului. Formatul de baza al unui KanBan este un tabel cu 3 coloane: TO DO, In Progress, DONE. In functie de specificul activitatii desfasurate, noi recomandam personalizarea KanBan-ului, astfel incat sa fie clar pentru oricine ce presupune fiecare etapa (ex: ce prespune ca un task sa fie intr-adevar „done”? Daca taskul se reia lunar, va ramane mereu in progress?). Clientul ne-a ajutat sa intelegem care este procesul lor de lucru, prin care trec luna de luna, incat sa le putem construi un KanBan perfect adaptat nevoilor lor. Astfel, am aflat ca fiecare etapa a muncii lor corespunde de fapt stadiului in care se afla documentele pentru fiecare firma in parte. 

 

FirmeAdus acteLucrat acteVerificareOP-uriDeclaratiiInchidereAngajat dosare

 

Cum functioneaza acest KanBan board?

  •  Toate firmele vor fi introduse in prima coloana a boardului, care este setat ca template si  va fi clonat lunar (deci 12 board-uri pe an);
  • Cand un super admin (contabilul sef) intra in acel board, va vedea imaginea de ansamblu, adica toate firmele din board, cu stadiul aferent;
  • Cand un agent contabil intra in acel board, vede toate firmele care ii sunt atribuite lui.

In prima coloana se afla toate firmele cu care contabilii urmeaza sa lucreze in luna respectiva. Ei nu trebuie sa ii reintroduca luna de luna, pt ca se va clona KanBan-ul cu tot cu firme. In cea de-a doua vor trece firmele care au trimis actele de completat pentru luna respectiva. Cand contabilul incepe lucrul efectiv cu documentele, trece card-ul cu firma

In coloana “verificare”, iar cand e gata, il pune in coloana “verificare”. In momentul in care firma ajunge in aceasta coloana, card-ul i se atribuie automat contabilului sef! Astfel, acesta verifica daca totul este in regula si daca nu trebuie modificat nimic, trece mai departe firma in coloanele “OP-uri” si “declaratii”. Contabilul va sti ce tipuri de declaratii trebuie intocmite, pentru ca fiecare firma va avea o lista cu declaratiile necesare, specificata in interiorul card-ului. La finalul lunii firmele ajung in etapa “inchidere” si pentru a pastra o organizare impecabila se vor aranja dosarele la final de luna. In acest mod angajatii Ancontab nu vor avea niciodata birourile incarcate cu foi razlete.

Implementari ulterioare

Harvest- este un instrument care ajuta la raportarea pe timp dar si la facturare. Folosind Harvest, clientul nostru isi pastreaza cu usurinta evidenta facturilor emise pentru fiecare client in parte. Pentru contorizarea timpului, Harvest ofera un timer pe care sa il pornesti atunci cand incepi sa lucrezi documentele pentru un client, iar la final apesi „stop”. Astfel nu numai ca vezi exact cat ai lucrat pentru un client, ci poti extrage la final de luna analitice care sa iti arate pentru care client a depus echipa ta cel mai mult efort. La final ti se genereaza un raport pe baza caruia poti emite facturi, iar daca nu esti platit la timp, tot Harvest poate trimite in locul tau remindere catre client.

Butler- se foloseste pentru a automatiza actiuni in KanBan-ul Trello. De exemplu, se poate seta atribuire automata a taskurilor in functie de stadiu in care se afla documentele (in momentul in care card-ul din Trello unei firme ajunge in etapa finala, adica verificarea documentelor, taskul se atribuie automat contabilului sef)

Ancontab Demo Butler.webm (GIF) 

Beneficii
  • Imagine de ansamblu a contabilului sef cu privire la stadiul muncii
  • Posibilitatea de a interveni la timp atunci cand un coechipier intampina dificultati, pentru ca raportarea se face in timp real, automat, nu periodic
  • Predictibilitate la nivel de timp petrecut per dosar/ per client
  • Rapoarte si statistici clare cu privire la ce s-a intamplat
  • Posibilitatea de a ajusta ulterior serviciile oferite, bazandu-se pe date despre munca coechipierilor
  • Pastrarea evidentei muncii pentru fiecare luna in parte (functioneaza ca o indosariere care nu ocupa spatiu pe birou)
  • O fundatie solida pentru alte dezvoltari ulterioare 

 

Despre BRUNOMAG CONCEPT

Noi suntem de parere ca munca nu ar trebui sa fie stresanta si haotica. „Arma noastra secreta” este tehnologia, care ne permite sa automatizam sarcinile repetitive si plictisitoare, astfel incat sa ne putem bucura de o munca provocatoare si cat mai placuta cu putinta. Mai mult decat atat, ne permite sa ne eliberam mintea de chestiuni pe care trebuie sa ni le amintim, folosind sisteme de incredere care ne monitorizeaza activitatea, ne dau remindere si ne ajuta sa privim in ansamblu tot ce facem la nivel profesional. Cu toate acestea, daca nu o folosim corespunzator, s-ar putea sa ne dam mai mult de lucru! Aici intervenim noi. Incercam sa intelegem cum iti desfasori munca.

Te indrumam catre cele mai potrivite instrumente si sisteme pe care le poti folosi in functie de specificul muncii tale. Ramanem alaturi de tine cu explicatii, tutoriale si sfaturi pana cand stim sigur ca te poti descurca cu brio!