Post-implementare

Un sistem de lucru digitalizat este de fapt un organism viu, care evolueaza pe masura utilizarii de catre oameni si creste prin creativitatea acestora.

Cel mai mare consumator de timp pentru contabili tinde sa fie inserarea manuala de date.

Mai este nevoie de timp pana cand sa avem standarde de interoperabililitate care sa permita ca documentele emise dintr-un sistem al unui furnizor, sa ajunga in format digital direct in sistemele clientului.

Cheia este insa a putea sa facem microautomatizari, adica sa identificam zone unde se petrece mult timp sau multa energie si sa le reducem din intensitate sau sa le inlocuim cu proceduri si cu sisteme macar semi-automatizate.

Ce alte idei ni s-au solicitat
Alertare in functie de anumite criterii

Fie ca vorbim despre monitorizarea anumitor conturi contabile, precum cifra de afaceri cumulata la nivel de luna pentru a putea fi pregatiti cand clientul se apropie de plafonul de TVA sau ca vorbim de monitorizarea sumelor retrase din firma de catre administratorul firmei, astfel incat sa nu se depaseasca limita maxima admisa de lege, toate acestea se pot urmari automat.

In momentul in care se atinge o valoare dintr-un anumit interval (exemplu: 280.000 lei cifra de afaceri cumulata la nivel de luna), sa fiti alertati sau inclusiv sa se trimita un email personalizat, care sa fie trimis in mod automat, in asa fel incat nu va mai fi nevoie sa o faceti manual.

Mesaje de reamintire care sa se trimita automat (email sau SMS)

Aici am identificat doua etape importante care pot fi imbunatatite la nivel de comunicare automata – fie la nivel intern, fie direct cu clientul.

In etapa initiala de “adus acte”, mesajele de reamintire trimise prin email pot sa nu isi atinga tinta, insa SMS-urile tind sa fie mai vizibile. Acest lucru nu inseamna ca se rezolva ca prin minune situatia de a nu avea actele aduse la timp.

Totusi, daca o parte considerabila dintre clientii dvs. (>20%, sa zicem), se conformeaza si va trimit actele mai devreme, acest lucru inseamna mai putin efort din partea dvs. in a da telefoane pentru a face acele reamintiri.

Probabil ca apelurile tot le veti face, insa va scadea numarul acestora – practic veti contacta doar persoanele care nu au raspuns la mesajele de reamintire.

Orice schimbare necesita timp de ajustare, iar aceasta mica schimbare in comunicare va avea nevoie de cateva incercari repetate (aproximativ 2-4) pana cand toate persoanele se vor adapta.

Mai jos este un exemplu de mesaj de reamintire:

In etapa de “trimis OP-uri”, puteti sa le reamintiti clientilor si prin SMS ca le-ati trimis sumele de plata pe email. In caz ca au ratacit email-ul, sa fie dublu instiintati si acest lucru poate sa contribuie la cresterea calitatii relatiei de client service.

Am avut cazuri in care contabilii ne-au spus ca nu au ajuns aceste mesaje de email catre clientii lor si clientii le-au “reprosat” ca nu li s-a reamintit de plata, acesta fiind un mesaj important de transmis.

Noi credem ca poate sa fie un serviciu extra care poate sa imbunatateasca relatia cu clientii, nu neaparat ca rezolva “reprosurile” 😃.

Mai este o idee pe care o puteti folosi pentru a creste calitatea relatiei cu clientul, in zona de raportare si analiza financiara, mentionata mai jos.

Rapoarte cu situatia firmei, la nivel de luna – rapoarte simple sau analiza financiara

Pe viitor, pe masura ce digitalizarea va acoperi tot mai mult domeniul muncii manuale, contabilii vor fi acesti specialisti in numere, acesti consultanti care ne ajuta sa ne crestem afacerile prin know-how specializat la nivel financiar-contabil. Nu stim prea multi antreprenori carora sa le placa sa citeasca o balanta, insa stim destui care apreciaza o situatie financiara succinta.

Din discutiile noastre interne cu alte societati de contabilitate, cam 4 din 10 societati ne solicita o varianta de a putea prezenta datele intr-un dashboard pentru ca antreprenorii-clienti sa poata vedea usor situatia financiara a societatii lor.

Aici putem sa vorbim despre prelucrarea bruta a unei balante, care sa genereze niste rapoarte financiare in forma tabelara sau in forma grafica (avantajul celor in forma grafica este ca se poate vedea evolutia in timp a unor indicatori).

Desi exista un standard tip IFRS care este larg raspandit in afara si noi suntem fani situatii financiare tip 3 statements (income statement, balance sheet, cashflow) care sunt folosite in SUA, totusi acestea inca sunt prea complexe pentru piata din Romania.

Totusi, ar fi util sa existe indicatori relevanti de tipul marja bruta, EBIT, EBITDA etc. in acel raport, mai ales ca de multe ori se considera ca valoarea unei firme este data de un multiplicator fata de EBITDA (3-10x) si nu valoarea cifrei de afaceri (care este un mit pe care este bine sa-l demistificam cat mai curand). Se pot adauga si anumiti indicatori specifici care au legatura cu domeniul de activitate → la comert electronic probabil ca sunt foarte relevanti costul de achizitie al clientului (Customer Acquisition Cost – CAC) sau valoarea totala generata de un client (Customer Lifetime Value – CLV), pe cand in alte zone de tip productie sau retail, vorbim de indicatori din categoria ciclului de conversie al banilor (Cash Conversion Cycle – CCC).

Pentru calculul anumitor indicatori aveti nevoie sa lucrati direct cu antreprenorii, pentru a extrage acele date din sistemele pe care le au. Stiti ca ceea ce nu se masoara, nu poate fi imbunatatit – insa daca se masoara, sunt sanse mai mari sa impacteze pozitiv cifra de afaceri a clientilor.

Dvs. stiti mai bine situatia clientilor dvs. si ce idei se potrivesc mai bine acum fata de cele care se pot potrivi mai tarziu, dupa ce se “pregateste terenul”.

Noi va putem ajuta in a realiza acel dashboard pe care antreprenorul sa-l poata consulta si in a aplica automat acel set de calcule, pentru a scoate la suprafata indicatorii doriti.

Bonificatii pentru echipa in functie de timpul de livrare

In perioada 20-25 din fiecare luna, desi nu este o regula, activitatea contabililor tinde sa fie destul de aglomerata.

O idee interesanta care a aparut a fost aceea de a putea sa se ofere anumite bonusuri in functie de rapiditatea (si de corectitudinea) realizarii anumitor lucrari. Practic, daca sunt realizate cu 3 zile inainte de data scadentei, atunci sa existe un bonus mai consistent decat in cazul in care se realizeaza cu o zi inainte si niciun bonus daca se intarzie.

Aceasta strategie ar putea sa fie utila pentru cazul in care aveti alte sarcini decat cele standard din prelucrarile contabile mentionate in studiul nostru de caz.

Poate sa fie vorba despre anumite sarcini care au legatura cu activitatile extra, de tipul modificarilor la nivelul Registrului Comertului pentru clientii dvs. sau cele privind salarizarea, unde termenul limita este mai flexibil si unde nevoia de control este mai mare.

O tehnica utila poate sa fie aceea in care coloram aceste sarcini in functie de anumite conditii (uneori functioneaza analogia cu un semafor → folosim rosu cand depasim o termenul limita, galben cand ne apropiem de termenul limita, verde cand inca ne mai putem primi bonusul 🙂).

Propunerea tehnica din studiul de caz poate sa includa genul acesta de cerinte: alertare in functie anumite evenimente, reamintire SMS, trimitere automata de mesaje conform unei anumite machete cu rapoarte financiare sau instiintari de plata).

Despre BRUNOMAG CONCEPT

Noi suntem de parere ca munca nu ar trebui sa fie stresanta si haotica. „Arma noastra secreta” este tehnologia, care ne permite sa automatizam sarcinile repetitive si plictisitoare, astfel incat sa ne putem bucura de o munca provocatoare si cat mai placuta cu putinta. Mai mult decat atat, ne permite sa ne eliberam mintea de chestiuni pe care trebuie sa ni le amintim, folosind sisteme de incredere care ne monitorizeaza activitatea, ne dau remindere si ne ajuta sa privim in ansamblu tot ce facem la nivel profesional. Cu toate acestea, daca nu o folosim corespunzator, s-ar putea sa ne dam mai mult de lucru! Aici intervenim noi. Incercam sa intelegem cum iti desfasori munca.

Te indrumam catre cele mai potrivite instrumente si sisteme pe care le poti folosi in functie de specificul muncii tale. Ramanem alaturi de tine cu explicatii, tutoriale si sfaturi pana cand stim sigur ca te poti descurca cu brio! 

Completeaza formularul de mai jos si rezerva o intalnire gratuita cu noi!

Te vom contacta pentru a stabili detaliile intalnirii.

Asteptam sa ne vedem curand!