Pornim de la prejudecăți, nu de la realitate

De multe ori vorbim de cabinete care au o aplicație de contabilitate și o aplicație cu care depun declarații, fără să știe că mai există încă 10-15 alte categorii de aplicații care vin în continuarea acestora și care pot să îi ajute. În același context, se poate întâmpla să folosească FGO fără să știe că FGO are funcționalitatea de încasări automate sau de conexiune cu Saga pe centre de cost. Dacă ar folosi această funcționalitate proactiv, ar putea dezvolta servicii de consultanță financiară pentru propriii clienți, cu situații pe centre de cost. Dar pornim de la prejudecăți.

În ultimele luni, Brunomag a lucrat în implementări de digitalizare cu firme de contabilitate care foloseau combinații de FGO, ContAi și qPlus. Nu vânzări de software — implementări: configurare, adoptare de echipă, ajustarea proceselor pentru a funcționa cu instrumentele noi. Din aceste implementări, câteva pattern-uri s-au repetat suficient de consistent pentru a merita documentate.

Pattern 1: Nu există un utilizator intern responsabil de gestionarea schimbării

Fondatorul „lansează” software-ul și se așteaptă ca echipa să-l adopte organic. Adopția nu se întâmplă, iar concluzia comodă este că software-ul nu a fost suficient de bun sau că echipa a opus rezistență.

Realitatea e alta. Ca să existe implementare de durată, oamenii avem nevoie de expunere la aceeași informație de 5-10 ori până să fim familiarizați. Dacă lipsește persoana de contact responsabilă (care să nu fie fondatorul), șansele scad.

Persoana asta nu trebuie să fie expert tehnic. Trebuie să fie cineva care folosește instrumentul zilnic, care răspunde la întrebările colegilor, care ține mingea în teren atunci când entuziasmul de la lansare s-a diluat.

Pattern 2: Integrarea cu procesul existent este amânată prea mult timp

Fie că folosești FGO, ContAi sau qPlus, vor exista funcționalități nefolosite. Oamenii amână să le folosească pentru că au suprapunere cu alte aplicații. Dacă se pot depune declarații din Saga, de ce să mai folosim altă aplicație tip ContAi? Trebuie explicate utilitatea și diferențiatorii — verificări suplimentare, automatizări, alerte proactive.

Sau de ce să folosesc FGO când pot face facturile de mână din Saga? FGO face mai mult decât să emită facturi — recurențe automate, încasări cu cardul, centre de cost. Inclusiv poți împacheta aceste softuri ca parte din relația cu clientul: în piețe mai dezvoltate (Belgia, de exemplu), contabilii au rol de consultant inclusiv pe zona tehnică. Clientul vrea situații la zi, rapoarte, vizibilitate.

Ca parte din onboarding, budgetezi acest lucru, explici, faci clientul încântat de soluție (de exemplu FGO + qPlus). Mesajul către client devine: „Folosim FGO pentru că noi îți trimitem balanța în FGO și tu ai direct o situație financiară — nu mai ai nevoie de altă aplicație, nu mai trebuie alte rapoarte.” Pentru asta e nevoie să aplici în profunzime. De aceea am dezvoltat împreună cu acești parteneri pastilele de training #după25 — investește timp ca să câștigi timp.

Pattern 3: Câștigul de timp este real, dar apare mai târziu decât se așteptau

Fiecare client a estimat că va câștiga timp din ziua 1. Realitatea: în primele 4-6 săptămâni, implementarea consumă timp suplimentar față de procesul anterior. În primele 3 luni colectăm date ca să vedem de la ce pornim, apoi comparăm.

O îmbunătățire de 10% înseamnă, la nivel de an, mai mult de o lună de lucru. Cei cu care lucrăm la nivel de an își îmbunătățesc cu 20-30% procesele sau își cresc cifra de afaceri preponderent.

Important este ca ei să participe la întâlnirile de management și operaționale cu echipa, ca să se sedimenteze informația, să treacă peste disconfort, să se dezvolte spiritul de echipă în noile procese — în jurul aplicațiilor folosite, propuse de noi sau al automatizărilor pe care le creăm împreună, personalizate pe ce-i interesează.

O notă despre instrumente singure

FGO generează încasări (și facturi pe centre de cost), nu declarații. Dacă înregistrările în Saga nu sunt actualizate, normal că nu se pot genera rapoarte de utilitate. Singura dată în care un instrument singur te poate ajuta este în varianta în care ți-ai clarificat obiectivele și regulile de business și apoi le-ai automatizat.

Când lucrăm cu cabinetele de contabilitate, după ce stabilim modul ideal de lucru, stabilim regulile de business care să fie aplicate automat — fie că vorbim de generare de documente, aplicare de penalități, remindere interne, fișe de lucru pentru client (ca să ai un standard al calității). Acestea ajută la nivel operațional să ai pe 25 fără bătăi de cap.

CTA

Dacă te interesează mai multe despre pastilele #după25, abonează-te la newsletter sau vizitează periodic după25.brunomag.ro.