Întrebarea care vine recurent în discuții cu fondatori
În discuțiile cu fondatori de firme de contabilitate, întrebarea apare aproape la fiecare conversație despre digitalizare: „pot să-mi automatizez Saga?”. Sau, în versiuni echivalente: „există ceva care să dea click în locul omului meu pe export de balanțe?”, „pot să import note contabile fără să le mai introduc manual?”.
În spatele acestor întrebări sunt două zone concrete pe care fondatorii vor să le scape de muncă mașinală:
- Exportul de balanțe — un set de operațiuni repetitive, care durează 5-10 minute pe societate, înmulțit cu 100-200 de societăți într-un cabinet mediu.
- Importul de note contabile — pentru ce nu trece încă prin SPV: extrase bancare, bonuri fiscale, decontări de la procesatori de plăți prin card, decontări de la curieri (unde veniturile și cheltuielile trebuie redistribuite per client).
Răspunsul scurt e că, în 2026, pentru cele mai răspândite aplicații desktop de contabilitate din România, automatizarea programatică — adică cea reală, fără om la mijloc — nu se poate face. Nu pentru că lipsesc instrumentele, ci pentru că aplicația în sine nu a fost gândită pentru asta.
De ce aplicația nu permite — lipsa unui API
Saga, ca exemplu de aplicație cea mai răspândită în piață, este o aplicație desktop pe o tehnologie mai veche. A fost gândită pentru utilizare locală, pe calculatorul contabilului, într-o perioadă în care nu exista premisa că softul de contabilitate trebuie să comunice cu alte aplicații.
Diferența între o aplicație care „permite automatizare” și una care nu permite stă într-un singur lucru: existența unui API. API-ul (Application Programming Interface) este interfața prin care o aplicație acceptă comenzi de la alt program, nu doar de la un om care dă click. Fără API, orice acțiune trebuie să treacă prin interfața vizuală — meniuri, butoane, ferestre.
„Programatic” înseamnă că orice operațiune pe care o faci manual poate fi făcută automat și repetabil, pe baza unor reguli pe care le-ai stabilit o dată. În practică, e diferența între:
- a configura o dată ca balanța să se trimită automat pe email la finalul lunii (asta există în Saga și e o configurare statică)
- și a putea cere unui sistem extern: „adu-mi balanța societății X la data Y, în formatul Z, ca să o duc mai departe către clientul meu” (asta nu există fără API)
A doua nu se poate face în Saga pentru că aplicația nu expune o interfață prin care alte programe să o întrebe ceva. Setup-ul de tip client-server pe care îl găsești la unele instalări nu rezolvă această problemă — el doar permite ca mai mulți operatori umani să lucreze pe aceeași bază de date, nu ca un alt program să o interogheze.
Ce automatizări există deja în Saga (și de ce nu sunt cele căutate)
Există un număr de configurări care, la prima vedere, par automatizări:
- trimiterea de notificări prin email atunci când se întâmplă un eveniment în aplicație
- exportul automat al balanței către o anumită adresă
- programarea de rapoarte recurente
Aceste lucruri sunt utile, dar sunt configurări statice — le setezi o dată ca procedură, apoi rulează. Ele nu rezolvă cazul în care vrei să schimbi de fiecare dată parametrii (perioada, societatea, formatul) sau să integrezi rezultatul cu alt sistem (un dashboard, un raport către client, o bază de date proprie).
Confuzia apare pentru că termenul „automatizare” e folosit pentru ambele categorii. O configurare statică nu e o automatizare programatică. Distincția între cele două e tratată în detaliu într-un articol separat despre ce este și ce nu este automatizarea.
Zonele unde munca mașinală rămâne — și ce nu acoperă încă SPV-ul
E-Factura și restul platformelor SPV au scăzut volumul de muncă mașinală pentru o parte din documente, în special facturile de furnizori și facturile către clienți ale antreprenorului. Dar mai sunt zone întregi care, la mai 2026, încă nu sunt în SPV:
- Extrasele bancare — fiecare bancă oferă export, dar formatul diferă, iar importul în programul de contabilitate rămâne semi-automat sau manual.
- Bonurile fiscale — încă se trimit ca poze sau PDF-uri, fiecare trebuie luat și procesat individual.
- Decontările de la procesatori de plăți prin card — pentru clienții cu vânzări online, veniturile și cheltuielile trebuie redistribuite per client final, nu pe procesator.
- Decontările de la curieri — aceeași logică: o singură decontare de la curier ascunde, în spate, sute de tranzacții către clienți individuali.
Aici este zona în care fondatorii cer cel mai des automatizare. Și aici se lovesc cel mai des de aceeași limită: dacă programul de contabilitate are o zonă de import, se poate face semi-automat; dacă nu, totul rămâne click-clic, document după document.
Ce s-a încercat: RPA, click-boții și „lipitul cu scotch”
Pentru cabinetele care au vrut să forțeze automatizarea, au existat câteva direcții.
RPA (Robotic Process Automation) — categoria de soluții despre care vei citi în literatura academică despre inteligență artificială și automatizări. RPA-ul funcționează simulând click-uri și taste pe interfața existentă, ca și cum un om foarte rapid ar opera aplicația. În principiu rezolvă problema. În practică, în România anului 2026, pentru cele aproximativ 12.000 de firme de contabilitate (excluzând top 500-1.000 care au bugete diferite), RPA-ul nu este o soluție realistă. Există două motive:
- Felul în care sunt gândite aceste aplicații cere instalare în sistemul de operare și un furnizor care să dezvolte robotul. Depinzi de licența platformei de automatizare a furnizorului.
- Există două tipuri de licențe: una supervizată (un om tot trebuie să dea „next” la pași) și una nesupravegheată (cea pe care ți-o dorești). Licențele anuale pentru robot nesupravegheat ajung la mii sau zeci de mii de euro per robot.
Click-boții proprii — câteva firme de contabilitate au mers pe varianta de a-și construi propriii roboți care dau click-urile în locul oamenilor. Au investit în asta, dar din nou vorbim de cabinete din top 500, cu echipă tehnică sau cu buget pentru un dezvoltator extern.
În toate cazurile, automatizările de tip RPA și click-boții au o caracteristică comună: sunt fragile. Roboții se mai strică, mai ales când furnizorul softului face un update și schimbă poziția unui buton. Asta înseamnă că ai nevoie de cineva care să-i întrețină — costul nu e doar la achiziție.
Singura cale fără API: citirea directă a fișierelor
Există o singură cale prin care se poate extrage informație din Saga fără să dai click pe interfață: citirea directă a fișierelor în care aplicația își stochează datele. În cazul Saga, este vorba de fișiere DBF — formatul în care e organizată baza de date locală.
Avantajul de a avea o aplicație desktop, comparativ cu una în cloud, este chiar acesta: ai acces la fișiere. În cloud nu știi pe ce server, în ce regiune din Amazon sau alt furnizor stau datele tale. Local le ai pe disc.
Pe baza acestui principiu au apărut, de-a lungul timpului, instrumente terțe care fac import din și pe baza fișierelor Saga. Tigris Medialogic este un astfel de exemplu — nu se conectează la Saga, se conectează la fișierele DBF care compun baza de date locală. La fel, QuickImporter — pe care l-am avut prezent la Afacerea de Contabilitate 1 — este util pentru cabinetele care vor să accelereze importul de date.
Limitarea acestei abordări este că, în general, vorbim de citire de date pentru extragere — inserția înapoi în Saga se face tot prin interfața aplicației. Dar acest tip de citire poate rezolva o problemă concretă pe care fondatorii o au: „dosarul de client complet” — un singur loc în care clientul firmei de contabilitate să găsească laolaltă e-facturile, declarațiile, balanțele și celelalte rapoarte statutare. Pentru asta nu ai nevoie de inserare programatică, ci doar de extragere și agregare — ceea ce, prin citirea fișierelor, devine fezabil.
Ipoteza Saga Web și ce s-ar schimba dacă ar exista un API
Saga va trece, probabil în lunile următoare, către o variantă numită Saga Web. Notă importantă: Saga Web nu este, în sensul tehnic, cloud — e tot o aplicație care nu expune încă un API public prin care să interoghezi date, să compui balanțe, să cauți facturi. Diferența e doar că rulează într-un browser.
Dacă, ipotetic, ar exista un astfel de strat de API, lucrurile s-ar schimba. Ai putea să conectezi un asistent de tip ChatGPT direct la baza de date, similar cu ce a făcut FGO.ro, care are integrat un asistent de chat și permite preluarea automată a datelor prin link cu furnizorii: întrebai pur și simplu „zi-mi un sumar al facturilor neîncasate” sau „am emis factura X către clientul Y?”, iar în spate se compuneau interogări tehnice care apelau API-ul aplicației. La workshop-ul Afacerea de contabilitate 4 (link la live-ul de pe YouTube), am arătat un exemplu de Balanțobot — un robot care analizează balanța în format Excel și îți spune dacă 581 nu e pe zero sau dacă debit nu e egal cu credit. Acolo am făcut analiza la capătul procesului, ca verificare. Dacă am avea API, am putea muta logica înainte de inserare — datele s-ar valida la intrare, nu post-factum.
În momentul în care un astfel de strat ar exista, presiunea s-ar muta de la operare către interpretare. Contabilii care lucrează mai mult ca operatori (bookkeepers) ar simți primul efect, pentru că volumul muncii mașinale s-ar scurta brusc — e probabil ca pentru firmele mici acest lucru să se întâmple chiar prin ANAF, simplificând declarațiile. Contabilii care lucrează ca interpreti de date și parteneri de business pentru antreprenori (accountants sau business consultants) ar fi cei către care s-ar muta clienții.
Ce e mai important deocamdată: procesul, nu robotul
Concluzia, după ce am lucrat cu firme care au investit în roboți proprii și cu firme care au mers pe RPA: e mai important să ai un proces documentat și procedurizat, pe care să-l respecți, decât o automatizare despre care nu știi exact ce face și care oricum are nevoie să fie gestionată de alți oameni.
Calculul de cost de oportunitate ajută aici. Dacă datele pe care le exporți manual durează 5-10 minute pe societate, înmulțit cu 100-200 de societăți, ai un volum lunar concret de muncă mașinală. Dacă licența RPA pentru un robot nesupravegheat ar costa 10.000 de euro pe an, întrebarea e: câte salarii sau ore de operator junior intră în această sumă? Dacă pe varianta supervizată ai în continuare nevoie de un om care să dea „next”, calculul devine și mai dezavantajos.
Un proces clar, urmat de o validare manuală de câteva luni, e baza peste care merită construită orice automatizare ulterioară. Fără un proces clar definit, niciun soft și nicio automatizare nu rezolvă haosul existent — doar îl mută pe un alt ecran. Iar ecosistemul de instrumente disponibile pentru o firmă de contabilitate modernă în 2026 e mai larg decât cred majoritatea fondatorilor — acolo poți găsi ce categorie acoperă fiecare și în ce ordine merită construite.
În momentul în care Saga Web va expune un API public — sau orice altă aplicație de contabilitate românească va face asta — discuția va deveni reală. Noi am testat și varianta de automatizare de browser pentru Saga Web, dar e clar că au protecție anti-roboți care blochează click-urile programate. Până atunci, orice promisiune de automatizare programatică pe Saga desktop trebuie privită cu rezerva că, sub capotă, e tot un click-bot fragil sau o citire de fișier care nu rezolvă tot fluxul.
—
Dacă te gândești să investești în automatizare
Înainte de orice decizie despre instrumente sau roboți, merită să ai harta clară a ce se poate automatiza azi, ce se va putea în 1-2 ani, și ce categorii de soft acoperă fiecare zonă. MasterClass-ul în Digitalizare pentru Contabili îți dă această hartă — de la A la Z, cu nivelurile separate clar (începător, intermediar, avansat) — astfel încât să nu cumperi soluții care nu se potrivesc cu maturitatea cabinetului tău.
