Situația obișnuită

În majoritatea cabinetelor de contabilitate, distribuirea muncii este statică: fiecare angajat are „firmele lui”. Problema nu este haosul zilnic, ci rigiditatea acestui sistem. Atunci când apare o „predare de ștafetă”, un concediu sau o solicitare suplimentară de la un client, sistemul se blochează pentru că nimeni altcineva nu știe ce face colegul.

La finalul lunii, fondatorul descoperă o realitate frapantă: angajatului A îi ia 7 ore să lucreze o firmă, în timp ce angajatului B îi ia doar 2 ore pentru același volum de acte. Această discrepanță nu înseamnă că angajatul A lucrează peste program (fondatorul este singurul care face asta), ci că există o ineficiență ascunsă în modul de lucru care mănâncă profitul firmei.

De ce apare dezechilibrul

Acest dezechilibru apare pentru că managementul firmei nu a făcut exercițiul de a norma munca. S-a mers pe ideea „lasă că fiecare își face treaba cum poate”. Rezultatul? Un sistem în care ineficiența este mascată de „obiceiuri” personale de lucru, nu de proceduri standard.

Problema devine critică atunci când apare presiunea externă: modificări legislative constante, un volum mare de clienți și o competitivitate crescută pe piață care pune presiune pe preț. În acest moment, fondatorul își dorește ca echipa să lucreze mai repede și mai bine, dar nu are pârghiile necesare pentru că nu știe unde se pierde timpul în realitate.

Logica din spatele discrepanțelor de timp

De ce durează 5 ore în loc de 2? De cele mai multe ori, explicația stă în lipsa procedurilor sau în „logica de junior”. Am văzut cazuri în care un angajat junior pierdea timp verificând stocurile la o firmă care presta exclusiv servicii, doar pentru că „așa știa el că se face”.

Fără un sistem de control și documentare, angajații pot face verificări inutile sau pot omite pași critici care vor trebui refăcuți ulterior. Ineficiența nu este o alegere a angajatului, ci o consecință a lipsei de ghidaj din partea sistemului de lucru al firmei.

Cum se distribuie și se normează munca în mod sistematic

Pasul 1: Estimarea subiectivă a timpului. Cere fiecărui angajat să estimeze un interval de ore pentru fiecare firmă din portofoliu. Este baza de la care pleci pentru a înțelege cum percep ei efortul depus.

Pasul 2: Rotația periodică a portofoliilor. Nu lăsa un angajat pe aceeași firmă timp de 5 ani. Rotația scoate la iveală ineficiențele, forțează actualizarea procedurilor și uniformizează cunoașterea în echipă. Dacă angajatul B termină în 2 ore ce angajatul A făcea în 5, ai găsit o metodă de lucru care trebuie procedurată și predată tuturor.

Pasul 3: Actualizarea procedurilor de bază. De la cursuri de tastare rapidă până la eliminarea verificărilor care nu se aplică specificului clientului. Scopul este ca echipa să lucreze mai rapid, cu mai puține întreruperi, fără a sacrifica calitatea.

Ce nu funcționează

Ce nu funcționează este să pui presiune pe echipă să lucreze mai repede și mai bine fără să le oferi contextul mai larg de dezvoltare și fără să existe o discuție internă despre calitatea muncii și ce înseamnă acest lucru pentru echipă.

Ideal ar fi ca nivelul calității muncii să însemne un număr de lucruri agreate care se întâmplă 100% din timp, iar focusul să fie pe succesul echipei, nu pe favorizarea unui anumit individ. Echitabil nu înseamnă egal. Un senior poate gestiona portofolii mai complexe, în timp ce un junior are nevoie de timp pentru a-și calibra viteza. Echitabil înseamnă că sarcina corespunde rolului și este susținută de procese, nu de presiune oarbă.

CTA

Dacă vrei idei despre cum se construiește o cultură de lucru care face delegarea și distribuirea muncii posibile în cabinetul tău de contabilitate, vezi seria gratuită de emailuri educative cu Alice Donosa: Secvența de emailuri educative despre cultură organizațională