Cele mai multe situatii limita in care se poate afla o companie sunt date de lipsa de cash.
Gestionarea precara a incasarilor sau a colectarii de creante poate sa puna presiune nedorita asupra business-ului.
“Turnover is Vanity, Profit is Sanity, Cash is King”
In traducere libera: “Cifra de afaceri este vanitate, profitul este sanatate, iar cash-ul este rege”.
Intr-o analiza pe mai multe mii de firme in decursul a 10 ani, slaba gestionare a cashflow-ului era printre cauzele pentru care esueaza companiile (link carte daca vrei sa afli mai multe).
Intelegerea amiabila
Inainte de a se ajunge pe cai legale pentru a se recupera creantele, avem nevoie sa “batem fierul cat e cald”.
Ciclurile de incasare pot sa fie de 30, 60 sau 90 de zile, iar daca exista intarzieri, atunci devina si mai provocatoare planificarea de cashflow.
In caz de litigii, este cel mai bine sa se incerce inainte sa se epuizeze caile amiabile, ca sa se poata salva relatia profesionala de colaborare.
Etape in gestionarea incasarilor
1. In primul rand am facturat pentru anumite servicii sau produse. Daca folosesti un sistem de facturare automat, cum este SmartBill (link la studiu de caz SMRT), atunci poti folosi functionalitatile lor de reamintire de plata, cu cateva zile inainte sau dupa data scadentei.
a. Aceste reamintiri se trimit pe email si deseori emailul devine atat de incarcat, incat da pe afara.
2. In cazul ideal, facturile sunt achitate inainte de data scadentei si acest lucru nu mai este de mult timp “norma”.
a. De aceea, te poti folosi de aceasta ocazie, ca sa multumesti intr-un stil personalizat clientilor tai si se poate face automatizat.
i. Cu ani in urma, directorii companiilor trimiteau de 1-2 ori pe an felicitari scrise de mana sau alte cadouri catre clienti, furnizori sau parteneri de afaceri.
ii. Cu contextul socio-economic curent, nu stim daca vom mai gasi pe cineva la acea adresa peste 6 sau 12 luni. Lucrurile se schimba destul de des si avantajul pe care-l avem acum este ca ne putem folosi de digitalizare pentru a intretine relatiile profesionale.
iii. In spatele companiilor, se afla tot oameni si aceste gesturi umane de multumire conteaza.
iv. In plus, o sa sune ciudat, dar “multumirile” te pot face sa te diferentiezi de competitie in relatia cu colaboratorii tai.
b. Dupa ce primesti incasarea, ar fi bine sa poti marca factura platita, ca sa nu iti superi clientii cu urmatoarele reamintiri de neplata. Dar nu ar fi mai bine daca s-ar putea face automat acest lucru? Mai jos o sa detaliem o astfel de solutie.
3. In caz mai putin ideal, poate ai trimis deja din sistemele pe care le folosesti anumite reamintiri de neplata → fie prin email sau prin SMS → insa este important sa nu pierzi din vedere aceste creante. Ai nevoie de un sistem care sa-ti arate cel putin saptamanal care sunt persoanele pe care sa le suni, pentru a vedea care este statusul situatiei.
a. Acest sistem are nevoie sa coreleze incasarile primite automat cu depasirile de scadenta si sa filtreze doar dupa scadente depasite. Multe sisteme de facturare pot sa “citeasca” extrasul de cont si sa coreleze factura cu inregistrarea.
i. Insa nu este in timp real, iar pentru un IMM inseamna timp mancat pentru antreprenor sau directori (de obicei doar ei au acces la extrasele din Internet Banking)
ii. Si nu este nici precis – mai ales daca ai clienti persoane fizice sau incasari partiale (si eventual mai multe facturi per client).
iii. Solutii complet automatizate care sa fie si accesibile dpdv al costurilor nu prea exista, insa tinta pe care o vrei sa semi-automatizezi procesul in etapa initiala.
Ai putea sa incepi prin a folosi aceste functionalitati oferite de platforme precum SmartBill (facturare automata, reamintiri plata, plata online per factura, corelare cu contul bancar)
Si apoi sa conturezi procesul in etape, fiecare etapa cu particularitatile sale, care pot sa fie ulterior delegate sau izolate de celelalte
Dupa ce avem aceste proceduri respectate de catre intreaga echipa, abia apoi le putem automatiza
b. De asemenea, probabil ca te intereseaza sa faci si exceptii de la regula, si atunci in rapoartele cu facturi depasite, vrei sa excluzi anumiti clienti cu care ai avut deja discutii
c. In general aceste sisteme iti fac rapoarte pe anumite intervale sau per client, dar nu suport filtre multiple si atunci tot intr-o aplicatie de tip Excel incerci sa rezolvi situatia
Incasare automata a facturilor prin SMS
Multe banci trimit SMS-uri de confirmare a incasarilor:
“Stimate client, ai incasat de la XYZ SRL, suma de 2301.23 RON, reprezentand CV F 123 20.01.21 in contul IBAN RO09ABCD0000001234567890”
Este un demers bun, poti vedea cand iti vin incasarile, insa dezavantajul este ca e pe un singur telefon, care de obicei este al unui director care si asa are ziua mult prea plina.
Sa te duci la banca sa imputernicesti pe cineva sa aiba acces la Internet Banking ar putea sa fie o solutie, insa tot trebuie cineva manual sa intre in acele interfete din secolul trecut sa exporte datele si sa le verifice manual. Acest lucru implica timp consumat si in functie de volumul facturilor, exista posibilitatea de erori.
Solutie notificari cand apar incasari
O solutie tehnica pe care am implementat-o anterior este aceea de a capta acel SMS si a-l procesa, pentru a putea extrage suma, platitorul, data platii, detaliile platii.
Avand aceste informatii intr-o forma structurata, putem apoi sa le legam de alt sistem de comunicare intern, care poate sa fie email-ul sau sistemele moderne tip Slack sau Microsoft Teams. Noi preferam Slack, pentru ca ne permite sa facem multe automatizari.
Mesajele acestea sunt trimise zilnic sau in timp real si cineva poate sa se ocupe sa marcheze facturile ca incasate.
Daca facturarea se intampla dintr-un sistem cloud, la care te conectezi cu navigatorul web, atunci sansele sunt ca se poate face automat aceasta incasare in sistemul de evidenta al facturilor printr-o cerere pe web. Ca sa mearga, ai nevoie sa verifici ca exista un asa-zis API (Application Programming Interface) cu furnizorul tau de facturare, care permite sa se comunice automat intre cele doua procese.
Practic in acest caz se va cauta in acel sistem factura, clientul si se va emite o incasare de valoarea acelui SMS.
Se poate merge si mai departe si sa se inregistreze datele intr-o foaie de calcul cu incasari si plati, ca sa se realizeze anumite rapoarte.
Reamintiri la plata incasarilor restante
Ce solutie am implementat pentru a gestiona aceasta situatie este ca de doua ori pe saptamana sa se trimita un raport cu sumele restante.
Acest raport are mai multe filtre aplicate automat peste “datele restante”.
Spre exemplu, daca stim ca anumite incasari vor intarzia mult si bine, nu are sens sa includem in aceste rapoarte acele sume restante, ca vor fi numai zgomot si practic ne dam singuri de lucru.
Pe baza anumitor proceduri interne privind recuperarea creantelor, putem sa decidem ca orice factura depasita cu o saptamana, are nevoie de o conversatie telefonica.
In practica, aceste conversatii telefonice tind sa fie amanate inainte de a fi planificate sau realizate.
De aceea, ca sa putem planifica aceste activitati, este mai bine ca sistemul informatic sa le planifice pentru noi.
Daca folosim un sistem de task management ( https://www.brunomag.ro/articole/ce-este-un-sistem-de-task-management/ ) sau o aplicatie de tip calendar, atunci putem crea o sarcina sau un eveniment in calendar persoanei responsabile.
Sugeram sa se foloseasca un sistem de task management, ca asa poti vedea mult mai usor statusul acelei discutii telefonice. Cu evenimentul in calendar nu stii daca s-a dat acel telefon sau nu, fara sa ai o discutie separata cu persoana responsabila.
Depinde destul de mult ce sisteme folosesti deja → solutiile tehnice sunt adesea mai usor de implementat pentru echipa daca sunt in jurul sistemelor existente, decat catre o solutie-minune-care-le-face-pe-toate.
Training-ul, consultanta, transferul de know-how si coaching-ul angajatilor sunt chei in transformarea digitala, pentru ca aceasta este in primul rand o transformare umana, care necesita timp.
Ca lider in organizatie, iti va fi mai usor sa asimilezi informatii noi si sa te adaptezi, insa prea multe schimbari in prea putin timp nu duc spre rezultate consistente.
Cheia in transformarea digitala este ca intreaga echipa sa se “imbarce” in aceasta “calatorie” si sa urmareasca anumite obiective si rezultate cheie.
Daca te intereseaza o discutie in acest sens, te invitam sa rezervi o intalnire gratuita de 30 min. cu noi folosind aplicatia de mai jos de la HubSpot.
In pasul urmator o sa primesti un email de confirmare pe email cu toate detaliile.
Ne vedem pe Google Meet.
Pe parcursul acestei intalniri o sa avem o serie de intrebari legate de nevoile tale.
De altfel, iti vom comunica si care sunt urmatorii pasi din partea noastra.
