ProblemeSolutii si instrumenteBeneficii
-Lucrul sub presiunea urgentelor

-Dificultatea de a gasi informatii/documente despre dosare

-Dificultatea de estimare a muncii

-Prea mult timp pierdut cu scrierea rapoartelor 

1. Asana 

2. Harvest

3. Airtable

4. Modus operandi comun

– Raportarea dureaza cu 75% mai putin.

– Predictibilitate la nivel de timp petrecut per client.

– O fundatie solida pentru alte dezvoltari ulterioare.

 

DATE DE CONTACT COROBANA&ASOCIATII

Despre COROBANA & ASOCIATII

Ofera consultanta juridica si reprezentare in litigii si arbitraj, atat pentru persoane fizice, cat si juridice (IMM-uri), in domeniul dreptului civil si in domeniul dreptului penal. Ce ii diferentiaza este promptitudinea cu care raspund la nevoile clientilor. Un alt avantaj competitiv este ca sunt mereu la curent cu ultimele modificari legislative si cu practica instantelor. In plus, partenerii au pregatire interdisciplinara, cu studii atat in domeniul dreptului, cat si in economie, geopolitica si management de proiect. Astfel, le este mai usor sa inteleaga contextul economic si social pentru oferirea unui sfat juridic optim. (www.corobana.com)

Context 

O zi din viata unui avocat poate fi plina de elemente neprevazute. In primul rand, programul avocatilor depinde mult de programul instantelor de judecata. Intre orele 9-14 avocatii sunt nevoiti sa isi astepte randul. Acest program impus este o piedica in special pentru angajatii a caror productivitate este mai ridicata dimineata.

Dupa solutionarea dosarelor in instanta, avocatii se pot intoarce la birou pentru a rezolva si celelalte activitati avocatiale. Asa cum am mentionat si mai sus, avantajul competitiv al Corobana & Asociatii este promptitudinea cu care raspund nevoilor clientilor. Asadar, a lasa telefonul pe silent pentru a limita intreruperile la locul de munca nu este o optiune. Problema cu aceste intreruperi este ca fragmenteaza timpul de lucru.

Dificultati

  1. Lucreaza sub presiune constanta, din urgenta in urgenta.
  2. Nu gasesc cu usurinta dosare de client si documente specifice pentru ca nu exista o conventie in ceea ce priveste denumirile (modus operandi diferit de la un angajat la altul). 
  3. Nevoia de a discuta periodic pentru a impartasi informatii despre clienti, documente si dosare.
  4. Le este dificil sa isi estimeze munca. Atunci cand apare o noua propunere de colaborare e probabil sa o accepte si sa fie nevoiti sa munceasca peste program pentru ca si-au asumat mai mult decat era posibil in programul de 8 ore.
  5. Timpul de lucru este fragmentat din pricina apelurilor, urgentelor si a  intalnirilor.
  6. Rapoartele pentru clienti dureaza prea mult, iar timpul petrecut pentru realizarea rapoartelor nu este facturabil. 

Aspecte de imbunatatit/ specificatii

  • Setarea unei agende electronice pentru termenele din instanta, la care sa aiba acces toti angajatii si care sa ofere si remindere.
  • Planificarea activitatilor si estimarea timpului necesar pentru fiecare client existent.
  • Generarea automata a unui raport de tipul ”cat s-a estimat vs cat a durat”.
  • Contorizarea timpului intr-un interval non-binar (de la 0% la 100%), in loc de 0-1 (facut/nefacut).
  • Sa isi poata evalua disponibilitatea, astfel incat sa isi asume doar ceea ce este realizabil fara a fi nevoie sa ramana peste program.
  • Implementara unei solutii care sa scurteze cu cel putin 50% timpul atribuit raportarii pentru client (activitate nefacturabila). 

Solutii implementate: Asana + Harvest + Airtable

Ce este Asana?

Asana este un program folosit pentru gestionarea sarcinilor de zi cu zi. Acest SAS (software as a service) a fost conceput pentru managementul muncii (gestionarea proiectelor si a sarcinilor) si cu telul de a imbunatati colaborarea in echipe. Membrii pot crea proiecte, pot atribui sarcini coechipierilor, precizeaza termenele limita si pot comunica direct in interfata Asana. Practic, ajuta echipa sa lucreze mai organizat. Asana este intuitiv si user-friendly. Noi l-am customizat astfel incat sa le fie de ajutor clientilor nostri, am creat cate un proiect pentru fiecare dimensiune a muncii lor:

Termenele din instanta sunt organizate sub forma unui calendar.

Pentru activitatile legate de munca efectiva, adica de consultanta am realizat  un KanBan. Termenul provine din japoneza si inseamna literalmente “panou de semnalizare”. Acesta se foloseste pentru a reprezenta vizual un proces si pentru a indica in ce etapa a procesului se afla echipa. In acest caz, fiecare coloana reprezinta o etapa, de la “de planificat” pana la “de verificat” (a se vedea mai jos imaginea).

Pentru ca se afla in permanenta dezvoltare, am adaugat si un proiect destinat noilor oportunitati, practic o lista pentru prospectarea acestora.

Ce este Airtable?

Airtable este un hibrid de bază de date – tabel, adica are caracteristicile unei baze de date, insa aplicate unei foi de calcul. Campurile din Airtable suporta numeroase tipuri de continut, cum ar fi text, atasamente, casete de selectare, casete cu bife si altele. Este ca o foaie de calcul mult mai interactiva si usor de urmarit/ gestionat.

Ce este Harvest?

Harvest este un instrument care ajuta la raportarea pe timp, dar si la facturare. Pentru contorizarea timpului, Harvest ofera un timer pe care sa il pornesti atunci cand incepi sa lucrezi pentru un client specific, iar la final apesi „stop”. Astfel, se poate genera automat un raport cu activitatile care au fost efectuate, durata lor exacta si totalul pe care clientul il datoreaza. Tot folosind Harvest se poate face si facturarea. Daca nu primesti banii la timp, tot Harvest poate trimite in locul tau remindere catre client.

Beneficii

  • Predictibilitate la nivel de timp petrecut per dosar/ per client.
  • O fundatie solida pentru alte dezvoltari ulterioare.
  • Scurtarea considerabila a timpului petrecut pentru raportare.

Despre BRUNOMAG CONCEPT

Noi suntem de parere ca munca nu ar trebui sa fie stresanta si haotica. „Arma noastra secreta” este tehnologia, care ne permite sa automatizam sarcinile repetitive si plictisitoare, astfel incat sa ne putem bucura de o munca provocatoare si cat mai placuta cu putinta. Mai mult decat atat, ne permite sa ne eliberam mintea de chestiuni pe care trebuie sa ni le amintim, folosind sisteme de incredere care ne monitorizeaza activitatea, ne dau remindere si ne ajuta sa privim in ansamblu tot ce facem la nivel profesional. 

Cu toate acestea, daca nu o folosim corespunzator s-ar putea sa ne dam mai mult de lucru! Aici intervenim noi. Incercam sa intelegem cum iti desfasori munca; te indrumam catre cele mai potrivite instrumente si sisteme pe care le poti folosi in functie de specificul muncii tale; ramanem alaturi de tine cu explicatii, tutoriale si sfaturi pana cand stim sigur ca te poti descurca cu brio! 

Se spune ca legaleza este dificila prin insasi natura sa. Noi vorbim legaleza doar la nivel conversational si totusi am descurcat cumva itele pentru Corobana & Asociatii.

Si tu vrei sa imbunatatesti procesele organizatiei din care faci parte? Contacteaza-ne! Te vom ajuta sa iti faci viata mai usoara!