ProblemeSolutieBeneficii

– Dificultatea de a gestiona procesul de recrutare cu informatii venite de pe multiple canale

– Lipsa unui proces comun care sa duca la rezultate predictibile ale procesului de recrutare

– Necesitatea de a comunica prompt cu candidatul si a-i transmite statusul privind procesul de selectie

– Implementarea unui sistem de lucru care are la baza un sistem informatic organizat sub forma unui KanBan

– Acest sistem este integrat cu site-ul, cu pagina de Facebook si cu alte sisteme

– Transparenta procesului si posibilitatea de a vedea in timp real statusul procesului de selectie, datorita centralizarii datelor

– Integrarea cu alte sisteme permite evitarea muncii de insertie manuala a datelor (fie la nivel de mesaj trimise, fie la nivel de copy/paste intre sisteme)

– Posibilitatea de a trimite notificari personalizate catre fiecare candidat de indata ce a ajuns intr-o anumita etapa

– Posibilitatea de a standardiza procesul de selectie si de a masura ce se intampla intre etape

Context 

Gasirea de candidati potriviti, care sa se integreze usor in echipa si care apoi sa se adapteze si sa si performeze, este o provocare complexa, care de multe ori tinde sa fie subestimata de catre cei care nu lucreaza in HR.

Provocarea este cu atat mai mare cu cat candidatii cautati sunt mai specializati si ca atare cer un tratament diferentiat, cu multa atentie la detalii.

Spre exemplu, angajarea unui programator o sa necesite un proces diferit fata de angajarea unui bucatar, macar la nivel de know-how tehnic necesar din partea persoanei care recruteaza.

Noi de aceea am creat acest serviciu de training care se adreseaza nevoii de a putea recruta cu succes personal tehnic si acolo acoperim mai multe informatii legate de know-how-ul necesar – brunomag.ro/cursuri-pentru-recruiteri-it 

Dar know-how-ul tehnic doar deschide usa discutiei. De fapt, procesul de recrutare are mai multe ramuri, care se intind pe mai multe domenii: de la marketing / branding / reputatie (de ce sa aplice candidatii), la cum facem procesul de selectie, cum comunicam cu candidatii, cum ii validam si cum incheiem contractul, ca apoi sa ii trecem in etapa de onboarding.

Stiai ca cel putin 9 din 10 companii nu au un proces de onboarding existent si candidatii sunt lasati singuri sa se descurce sa se integreze in echipa? Absenta unui astfel de proces sau realizarea unui proces superficial de onboarding poate sa fie in detrimentul colaborarii companiei cu angajatul proaspat.

Cu cat procesul de onboarding ofera o experienta mai buna, cu atat sansele ca acest nou angajat sa se simta incurajat, bine primit si sa isi dea silinta mai mult timp pentru companie cresc.

Despre realizarea procesului de onboarding gasiti suficiente resurse pe Internet.

Am adus in discutie procesul de onboarding in contextul experientei noului angajat cu compania dvs.

Aceasta experienta trebuie orchestrata de la inceput, ca sa fie exceptionala, chiar daca acel candidat este respins sau va respinge.

 
“Am uitat sa raspund candidatei…”

Acesta este un sindrom specific cazurilor in care inca nu aveti proceduri de recrutare bine stabilite, care sa aiba roluri specifice cu metrice specifice.

Uneori poate ca esti doar tu in recrutare sau mai ai inca doi colegi si atunci nu pare evidenta aceasta nevoie de procedurizare si de sistematizare.

Insa daca nu este usor sa masori ceva si nu ai toate datele in acelasi loc, atunci nu te mira daca iti scapa din vedere detalii.

Tehnologia este facuta sa ne usureze vietile, nu sa incercam sa tinem minte din ce in ce mai multe detalii.

Solutia in general la procesul de recrutare este un sistem de tip ATS (Applicant Tracking System), care este similar cu un CRM (Customer Relationship Manager) – care este un acronim mai cunoscut, insa principiul este acelasi, gestionezi relatia de comunicare cu candidatul/candidata.

De obicei solutiile vin intr-un format de tip cloud si le poti accesa de pe orice browser si le platesti fie la nivelul pozitiilor deschise, fie per utilizator, iar costurile sunt in jurul a cativa zeci de dolari spre sute de dolari pe luna (per pozitie sau per recruiter), in functie de facilitatile oferite.

O analiza a acestor ATS-uri este o munca in sine, unde ai nevoie de un consultant tehnic care sa inteleaga atat partea de HR, cat si partea tehnica, pentru ca acest sistem va avea nevoie sa comunice cu alte sisteme si o implementare deficitara poate sa-ti dea mai mult de lucru la nivel de insertia manuala de date, in loc sa te ajute.

Cum sa-ti alegi un ATS sau cum sa iti faci unul rapid?

O simpla cautare pe Google pentru “applicant tracking system” iti va da o sumedenie de rezultate si de analize.

Anumite ATS-uri se integreaza cu Linkedin, altele cu Outlook. Unele sunt pentru IMM-uri, altele pentru corporatii. Unele iti ofera si capabilitatea de a-ti crea un site de prezentare unde sa ai un landing page cu job-ul si astfel sa poti prelua CV-uri. Altele iti ofera posibilitatea de a se conecta la tot social media-ul companiei, ca sa poti promova job-ul prin reclame. Altele se vor conecta la sistemele de task management sau la alte sisteme cloud care permit conectari.

Dar poate ca tu ai nevoie doar de cateva lucruri de baza: sa poti sa vezi stadiul procesului de recrutare per etape si sa colectezi usor CV-urile, sa nu mai faci forward la emailuri.

In general, o astfel de vizualizare a stadiului procesului per etape poate sa fie realizata cu un KanBan, care este ca un tabel cu mai multe coloane pe care pui post-it-uri in mod virtual si practic vezi cati candidati ai in fiecare etapa.

Acest sistem in general iti permite sa masori si timpul intre etape sau sa-ti dea remindere pentru candidatii de care ai uitat, ca te-ai aglomerat cu multe alte sarcini.

Cea mai cunoscuta platforma pe care deja probabil ca ai folosit-o, care si-au construit un business in jurul KanBan-urilor este Trello.

Aici va puteti modela propriul proces de recrutare, unde toti sa treceti candidatii per fiecare etapa.

Utilitatea unui KanBan facut impreuna cu noi

Folosirea Trello este ceva ce probabil ca deja stiati sa faceti.

Ceea ce este interesant la un sistem cloud (si Trello nu face o exceptie), este ca poti sa ai anumite automatizari intre etape.

Sa zicem ca ai un proces de recrutare care are urmatoarele etape:

  • candidati noi
  • selectie initiala (unde-i validati daca sunt conform cu cerintele job-ului)
  • interviu telefonic/videointerviu
  • test tehnic
  • interviu final
  • trimitere oferta de angajare
  • semnare contract
  • respingere

Etapele finale sunt separate in semnare contract sau in respingere.

Uite niste exemple despre cum poti sa oferi o experienta placuta candidatului:

  • cand ajunge la “interviu telefonic” → putem seta un mesaj automat care sa se trimita de tipul. “Stimate candidat, va anuntam ca ati ajuns in etapa initiala a procesului de selectie. Va rugam sa ne confirmati acest lucru.”
    • daca vrei sa-i “dai pe spate”, poti sa personalizezi mesajul cu numele persoanei si la finalul mesajului de confirmare, poti sa pui un link de planificare a intalnirii, care sa se conecteze la calendarul persoanei responsabile. Daca folositi serviciile Google sau Microsoft, poti folosi calendly pentru a stabili intalniri (sau chiar Google Calendar si Microsoft)
  • Cand ajunge in etapa “semnare contract”, putem sa trimitem un mesaj automat in care sa-i solicitam datele necesare pentru a realiza actele privind angajarea, impreuna cu acceptul privind procesarea datelor cu caracter personal in acest scop (deoarece GDPR)
  • Cand ajunge in etapa “respingere”, la fel, poate sa primeasca automat un mesaj de instiintare. Ce nu ar trebui sa faci aici este sa trimiti la toti oamenii prin BCC mesajul (arata lipsa de profesionalism) sau catre toti deodata in CC (care arata lipsa de cunoastere la nivel de GDPR si posibilitatea de a primi amenda de cateva mii de lei – s-a intamplat deja, exact acest caz, in Romania).

Putem sa legam acest KanBan board si de site si de email, astfel incat:

  • atunci cand cineva completeaza pe site formularul si ataseaza CV-ul, sa se creeze direct sarcina in KanBan
  • cand se trimite pe email un CV, sa se creeze direct sarcina in KanBan.

Pentru cei mai multi recruiteri care nu au deja sisteme dedicate pentru recrutare, aceasta solutie este simpla si bandajeaza “rana”.

Insa altii prefera sa se integreze cu mai multe sisteme, asa ca mai jos va aratam un studiu de caz intern privind recrutarea pe pozitii tehnice si non-tehnice.

Cum am procesat 500 de aplicanti in 2 saptamani si am ales 22 de finalisti lucrand part-time

Anul trecut am avut nevoie sa recrutam pozitii de incepator si de nivel intermediar, pentru pozitii tehnice si de marketing.

Am avut promovare video cu toata echipa pe Facebook Ads, pe Facebook Jobs si pe alte canale specializate.

Campaniile au rulat timp de 2 saptamani si am avut 500 de aplicanti.

Ca sa ii putem prelucra intr-un timp rezonabil, aveam nevoie de a putea centraliza informatia si de a introduce elemente de verificare pas cu pas peste care candidatul avea nevoie sa treaca pentru a ajunge in etapa urmatoare.

Spre exemplu, daca aplica cu profilul pe Facebook Jobs, atunci primea un mesaj automat in care era rugat(a) sa aplice cu CV-ul pe site la o anumita adresa.

Pe site, pe landing page-ul job-ului am trecut toate detaliile si procesul de onboarding (sau “la ce sa se astepte dupa angajare”), inclusiv etapele post-recrutare si intervalele salariale.

Procedand asa, am evitat secretomania care uneori inconjoara procesul de recrutare si in care ajungi sa discuti despre aspectele financiare dupa 3 saptamani de interactiuni.

Noi am descoperit ca acest proces poate sa fie scurtat si poate atrage candidati mai hotarati daca tinem seama mult mai mult de ei.

Noi aveam deja un sistem in care lucram pentru gestionarea comunicarii externe, aveam un CRM , asa ca nu aveam nevoie sa lucram si cu un ATS dedicat. Iar un CRM cloud cum este HubSpot permite sa se realizeze conexiuni cu alte sisteme intr-un mod facil si rapid.

De aceea, am implementat KanBan-ul direct in sistemul nostru de gestionare a sarcinilor, cu reguli de trecere dintr-o etapa in alta

Am avut nevoie sa-l integram si cu site-ul si cu email-ul si cu Facebook Jobs si cu Facebook page si sa fim notificati in timp real pe canalele interne de comunicare (noi folosim Slack si va recomandam acest lucru si voua, desi si Microsoft Teams face o treaba buna). Tot de acolo puteam sa raspundem si raspunsurile se intorceau pe canalele de unde originau cererile initiale.

Apoi am prelucrat lista si am facut un shortlist de candidati pentru care am planificat interviurile in doua zile back to back. Am dat mesaje personalizate si le-am solicitat sa-si aleaga ei intervalul din calendarele noastre interne care erau sincronizate intre ele (folosim Google Calendar – insa sincronizarea este mai importanta).

Am avut 22 de interviuri in doua zile si am ales 4 finalisti dupa o consultare interna cu echipa si timpul alocat pentru acest proces – adunat – a fost probabil de 2 saptamani part-time, o persoana.

Iar apoi acesti finalisti au trecut prin procesul de onboarding – care pentru noi este adevaratul test de recrutare.

Am mentionat mai sus despre importanta acestor strategii de onboarding, pentru a se alinia motivatiile celor recrutati cu obiectivele echipei si ale companiei.

Privind in urma, avem date pe baza carora sa invatam cum sa ne imbunatatim data viitoare, iar acesta este lucrul cel mai important – sa ai un proces cu etape masurabile si cu numere asociate cu fiecare etapa.

In acest articol, am furnizat informatii privind atat principiile pentru a-ti stabili propriul proces, cat si un exemplu punctual ca studiu de caz.

La voi cat de digitalizat este procesul de recrutare? Va putem sustine in acest demers?

Rezerva o intalnire gratuita de 30 min. cu noi folosind aplicatia de mai jos de la HubSpot.

In pasul urmator vei primi un email de confirmare pe email cu toate detaliile.

Ne vedem pe Google Meet.

Pe parcursul acestei intalniri vom avea o serie de intrebari legate de nevoile tale.

De altfel, iti vom comunica si care sunt urmatorii pasi din partea noastra.

 

Asteptam sa ne vedem curand!