Intro

De ce sa comunicam rapid prin Whatsapp cand putem sa folosim email?

Comunicarea prin email este rapida, insa cei mai multi dintre noi nu am trimite email catre un grup intern.

Multe companii au optat sa creeze grupuri interne de lucru pe WhatsApp. Este o alternativa rapida la a trimite email-uri, insa vine si cu mult “zgomot” asociat.

Pana la urma, cate grupuri diferite se pot crea si gestiona facil? Probabil nu mai mult de cateva si sansele sunt ca informatia pe care o trimiti pe un grup sa nu fie necesara pentru toata lumea, ceea ce inseamna ca o parte dintre membrii grupului vor parcurge in mod inutil aceste informatii.

Dar dincolo de timpul inutil, ceva ce e trimis pe WhatsApp, cam ramane blocat acolo, pentru ca WhatsApp e un sistem inchis. Spre exemplu, daca faceti poze la facturi si le trimiteti pe un grup de WhatsApp, iar apoi discutati despre altceva, apoi vin alte documente, este destul de greu sa poti vedea din urma ce s-a intamplat.

Exista alternative care rezolva aceste probleme si din punct de vedere tehnic nu sunt deloc complicate.

O alternativa la grupurile de WhatsApp

In primul rand, ar fi bine ca datele organizatiei dvs. sa fie toate sub aceeasi umbrela, din punct de vedere GDPR si de securitate a datelor.

Acest lucru nu se poate realiza prin WhatsApp, decat daca toata lumea are telefoane de serviciu, altfel se imbina imediat WhatsApp-ul personal cu cel de serviciu.

Apoi, ar fi bine sa putem sa ne salvam mesajele la care vrem sa revenim, fara sa mai fie nevoie sa derulam in sus si in jos si sa citim si sa recitim conversatii si reactii, iar acest lucru se poate daca folosim o alternativa la WhatsApp.

Noi intern folosim Slack, iar alte firme folosesc Microsoft Teams. Ceea ce vom mentiona in acest material se aplica in egala masura conceptual pentru ambele, insa exista anumite particularitati in implementare care pot sa fie omise.

Pentru fiecare categorie de comunicare, se creeaza #canale separate, care practic sunt ca niste grupuri WhatsApp (incep cu # in fata), iar unele pot fi publice, altele pot fi private, pe baza de invitatie (ex: management, contabilitate).

Fiecare membru o sa aiba un cont alocat si puteti sa faceti videoconferinte 1:1 sau de grup si puteti sa partajati ecranul si sa lucrati interactiv (noua ne place sa desenam pe ecranul celuilalt ca pe o tabla de scris interactiva).

Se pot salva mesajele dintr-un #canal sau dintr-un mesaj trimis direct si puteti reveni cand este cazul.

Poate cel mai important lucru insa este faptul ca este un sistem deschis, ceea ce permite ca alte sisteme sa se conecteze la el si sa ne notifice in caz ca site-ul a picat sau in caz ca a aparut o noua intalnire in calendar sau in caz ca s-a realizat o noua comanda online sau ca a fost realizata o incasare prin Internet Banking.

Rapoartele din alte sisteme pot sa fie automatizate sa ni se trimita, iar noi chiar am preferat sa automatizam partea de culegere de documente pentru contabilitate, asa incat printr-un canal de #contabilitate sa se centralizeze documentele care sa se trimita apoi catre contabili. Avem AICI un mic studiu de caz despre preluarea acestor documente in timp real.

Aceste automatizari practic au venit la pachet cu niste robotei care ne instiinteaza cand ni s-a atribuit o anumita sarcina, cand avem de facut ceva intr-o anumita platforma etc.

Exista si aplicatie de mobil, asa incat, daca erati obisnuiti sa partajati informatia pe un grup WhatsApp, acum se poate partaja pe Slack, poate pe un canal cu #de-facut.

Acum ca exista multa munca de acasa, au inceput sa existe anumite formate de sedinte in care se cere de la fiecare participant un scurt feedback privind stadiul lucrarilor.

Spre exemplu, anumite sedinte scurte zilnice pot sa fie cele de tip “stand-up” (adica sa stai “in picioare”, ca asa se descurajeaza ca sedintele sa fie prelungite peste timpul alocat).

In aceste sedinte fiecare persoana raspunde la 3 intrebari:

  • La ce ai lucrat ieri?
  • La ce vei lucra azi? sau Ce promiti ca faci astazi? Ca un angajament prin care se focalizeaza atentia pe ce este important
  • Ai nevoie de ajutor?

Noi am mers de la sedinte live la a discuta zilnic cu un robot care ne intreaba exact aceste informatii la inapoi in a discuta live 10 minute pe zi, ca sa ne putem vedea la fata.

Ideea este ca genul acesta de format care presupune colectarea de feedback de la mai multi participanti, permite exprimarea tuturor persoanelor din echipa, nu doar a celor mai vocale.

Avand un astfel de format de sedinte, se pune accentul pe progres, pe transparenta si pe comunicare si acestea practic sunt si devin valori organizationale vii pe care le repetam frecvent.

Pana la urma baza culturii organizationale vine din aceste obiceiuri pe care oamenii le au si cultura devine cu atat mai inchegata cu cat este si sprijinita de un sistem informatic, ca oamenilor sa le fie mai usor sa puna in practica aceste modele de comportament.

Slack incepe de la a fi gratuit si apoi costa cativa dolari per utilizator/luna.

In varianta gratuita, veti fi limitati la spatiul de stocare si la numarul de posibilitati de a va conecta la alte sisteme. Ecosistemul Slack este destul de mare si daca folositi alte sisteme cloud care pot fi accesate intr-un navigator web de exemplu Google Calendar sau MailChimp, atunci este foarte probabil sa existe posibilitatea de a comunica aceasta informatie prin Slack.

Ideea de baza este ca in loc sa ai pe cineva care verifica periodic anumite sisteme ca sa vada daca au aparut date noi, avand o astfel de platforma puteti sa fiti notificati cand apar aceste date si practic timpii de raspuns pot sa fie imbunatatiti intr-un mod destul de relaxat.

Roboti pentru orice

Uitandu-ne la firmele din Vest, am observat ca multe dintre procesele care au legatura cu oamenii, cum ar fi zona de contracte, adeverinte, cereri au fost standardizate si automatizate.

Mai mult, se pune accentul pe identitatea unei organizatii, pe branding si pe cultura organizationala, intr-o maniera in care sa nu fie doar niste citate motivationale frumoase printate intr-un sertar din birou.

Iar daca aceste lucruri sunt procedurizate, atunci in mod clar cand cineva a facut o actiune sau un proiect care valideaza acele valori, sa ii fie meritele recunoscute. Am vazut variante de robotei care verifica reactiile oamenilor la postari sau care masoara de cate ori se da feedback pozitiv in echipa si persoanele cele mai apreciate primesc automat puncte.

Daca cineva ii multumeste unei persoane in mod public, atunci persoana respectiva primeste un punct. Se strang punctele in decursul saptamanilor si acestea pot sa contribuie la o grila de bonusare.

Este o mare inovatie de fapt, ca practic echipa este cea care evalueaza indivizii care o compun, in aceasta varianta, nu mai conteaza sa intri in gratiile superiorului ierarhic.

Probabil ca spre acest lucru ne indreptam, mai ales in contextul muncii descentralizate.

Recunoasterea publica de merite practic va compensa faptul ca se lucreaza de acasa.

In ceea ce priveste automatizarile de proces, pentru noi a fost relevant sa putem sa cream un robotel pentru cererile de concediu, care sa calculeze automat cate zile mai libere etc., in loc sa avem o persoana dedicata pe HR.

A fost destul de facil sa facem acest lucru si daca sunteti interesat si nu va ajuta informatia existenta pe Internet, va putem sustine noi in a configura aceste solutii.

Dupa ce am implementat aceasta solutie, am rafinat-o pe parcurs si a crescut organic sa includa toate celelalte procese de comunicare in timp real.

Este important sa aveti un sistem de lucru pe care sa-l documentati sub forma de proceduri si sa-l retusati pe parcurs, ca altfel sistemul informatic nu este suficient.

Asa ca “goodbye” zgomot in comunicare si derulat in sus si in jos pe grupurile de WhatsApp!  

REZERVA O INTALNIRE