Sa incepem cu inceputul. Ce este automatizarea de workflow? 

Automatizarea de workflow presupune o transformare a fluxului de lucru astfel incat sarcinile, documentele si informatiile de care depinde desfasurarea activitatii sa functioneze cat mai independent de interventia umana. Scopul final al automatizarilor este sa le usureze munca oamenilor si sa creasca, astfel, productivitatea. 

 

Automatizarile nu sunt potrivite chiar oricarui business. 

Cum stii daca sunt potrivite pentru tine?

Automatizarile sunt ideale mai ales atunci cand avem de a face cu sarcini relativ simple, repetitive. Sa fim seriosi, nimanui nu ii fac placere sarcinile repetitive. Mai bine rezolvam acest „rau necesar” cu ajutorul unor sisteme tehnologice. Asadar, daca:

  • Te confrunti cu sarcini repetitive
  • Ai implementat deja procese (dar se desfasoara manual)
  • Ai stabilit proceduri de lucru pentru indeplinirea proceselor
  • Angajatii tai pierd mult timp cu tot felul de sarcini administrative
  • Uneori, stadiul in care se afla un proces este vag pentru tine/ echipa ta
  • Simti ca nu inaintezi suficient de repede catre obiectivele mari ale companiei deoarece iti irosesti timpul cu sarcini plictisitoare, dar necesare

 

Sunt multe beneficii de care te poti bucura daca automatizezi, noi am ales doar cateva:

 

  1. Reducerea costurilor. Desi s-ar putea sa crezi ca te costa mult implementarea unor automatizari, fii sigur ca productivitatea sporita va reduce costurile pe termen lung. Conform revistei de business Forbes, automatizarea inteligenta a proceselor are in general ca rezultat economii de costuri de 40% – 75%, cu o amortizare care variaza de la cateva luni la cativa ani, in functie de situatie.
  2. Economisirea timpului. De ce sa pierdem timp cu sarcini precum trimiterea de mesaje similare sau identice catre mai multi destinatari. Un template este un bun exemplu de solutie simpla, care nu necesita niciun fel de pregatire tehnica. Daca trebuie sa trimiti acelasi mesaj catre mai multe persoane (in care difera doar numele destinatarului) nu iti pierde timpul sa faci asta manual. Automatizeaza!
  3. Imbunatateste relatia cu clientii. Automatizarea fluxului de lucru ofera informatii utile despre parcursul clientului si interactiunile anterioare cu acesta. Un software de gestionare a relatiilor cu clienții (CRM) ofera o imagine de ansamblu detaliata a fiecarui contact cu fiecare client. Acest lucru este util in determinarea celor mai eficiente strategii pentru gasirea de noi clienti si pastrarea celor deja existenti. Afla mai multe despre CRM aici.
  4. Faciliteaza comunicarea intre membrii echipei. Instrumentele de comunicare incorporate in sistemul de automatizare a fluxurilor de lucru sunt instrumente extraordinare pentru colaborarea in echipa. Documentele si materialele pot fi partajate si dezbatute de catre membrii echipei sau se poate verifica statusul unui membru in cadrul proiectului fara a fi nevoie sa intrebi de fiecare data “cum stai cu proiectul?”.
  5. Un beneficiu indirect, adesea trecut cu vederea, este constientizarea si imbuntatirea proceselor de lucru. Pentru a automatiza un proces de lucru trebuie in primul rand sa constientizam acel proces. In momentul in care definim in detaliu procesul pe care vrem sa il automatizam e posibil sa ne vina idei despre cum poate fi imbunatatit sau simplificat.

 

Unii oameni se tem ca vor fi lasati fara locuri de munca din cauza automatizarilor. Este justificata aceasta teama?

Ai aflat ca se ia in considerare automatizarea unor procese la compania la care lucrezi. Ar trebui te ingrijoreze? Raspunsul scurt este NU, dar mai ramai putin, fiindca avem si argumente. Desi poate parea paradoxal, companiile care automatizeaza au capacitatea de a genera si mai multe joburi decat daca nu ar automatiza. Acest lucru se intampla pentru ca devin mai eficiente, asa ca isi permit sa isi asume mai multe proiecte. Daca au posibilitatea sa se extinda, o vor face. Iar pentru asta au nevoie de mai multi oameni care sa se asigure ca totul se desfasoara conform obiectivelor. 

 

Automatizarile nu ne vor fura joburile, vor fura doar partea plictisitoare a joburilor noastre!

 

Orice schimbare necesita rabdare. Orice sistem informatic (si nu numai) depinde de oamenii care-l inteleg si-l adopta. Dacă este utilizat cu intelepciune, poate oferi oportunitati substantiale pentru viitor. Exista o oportunitate enorma de a elibera oamenii de munca repetitiva sau pur si simplu neplacuta. Iar in ceea ce priveste viitoarele tehnologii de automatizare, exista oportunitatea de a oferi un mediu socio-economic de crestere sustinuta, in care oamenii sa se poata bucura de un stil de viata mai placut.